Ako riadiť firmu, keď odchádzate na dovolenku
Slnko silnie, voda láka, ale odísť na dovolenku je ťažšie, ako sa zdá. Hororové scény, čo všetko sa môže udiať, kým budete preč, sú bežné obavy podnikateľov a manažérov. Murphyho zákony fungujú a to čo sa bežne vo firme nestane, sa zaiste počas vašej neprítomnosti vyskytne. Preto sa predstava o dovolenke často mení na nočnú moru, ktorá sa vyrieši jednoducho tým, že sa na dovolenku nejde.
Ako zariadiť, aby ste si mohli užívať more, spoločné chvíle s rodinou a pri tom nestratili prehľad o dianí vo vašej firme? Práve o tom, si povieme v nasledujúcom článku.
Dovolenka, aj nie
Podľa výskumu spoločnosti onDeck len 9 % z vyše 200 podnikateľov, ktorí sa prieskumu zúčastnili, si plánuje oddýchnuť na 2 týždňovej dovolenke. 61 % opýtaných uviedlo, že plánujú jeden týždeň dovolenky a 26 % uvádza, že im na dovolenku postačí pár dní. Nie je nezvyčajné, že nielen malí podnikatelia na dovolenke pracujú, až 67 % z nich počas dovolenky pracuje aspoň raz za deň.
Zistenia uverejnené v Journal of Happiness Studies ukazujú, že na to, aby človek naozaj “vypol” a cítil sa po dovolenke oddýchnutý, je potrebných minimálne 8 dní súvislého voľna. Relax a pozitívne vibrácie vrcholia práve na ôsmy deň a maximalizujú váš pocit spokojnosti. Tvrdenia uvádzajú, že ľudia v priemere práve v tento deň začínajú “zabúdať” na prácu a vypustia z mysle pracovné záležitosti a stres.
Aj vďaka neustálym pokrokom v technológiách je možné “strach z dovolenky” odstrániť aspoň čiastočne a užívať si zaslúžený oddych s pocitom, že všetko beží hladko, kým ste preč. Zdroj infomácií
Tu je 10 tipov, ako riadiť vašu firmu či pracovný tím, pokiaľ si vy budete užívať zaslúžené voľno.
Prípravná fáza
Predtým, ako sadnete do lietadla a objednáte si drink, je najdôležitejšiou fázou príprava.
1
Nastavte si pred dovolenkové priority
Začnite asi mesiac pred plánovaným odchodom a určite si, ktoré úlohy splníte ešte pred dovolenkou a ktoré môžu počkať na neskôr. Držte sa perspektívy, čo je dôležité, čo sa musí dokončiť. Môžete vyskúšať napríklad Paretovo pravidlo.
2
Delegujte
V rámci príprav si prejdite vaše úlohy a vytrieďte tie, ktoré môžete delegovať vašim kolegom. O nových plánovaných úlohách ich informujte vopred, aby si ich vedeli zorganizovať a vyčlenili si na ne dostatok času.
3
Vašu neprítomnosť oznámte v dostatočnom predstihu
Spoliehať sa na e-mail ohľadom vašej neprítomnosti nestačí. Na základe vašej firemnej kultúry dohodnite stretnutie, alebo naplánujte hovor, kde svojím kolegom niekoľko týždňov vopred oznámite vašu absenciu a ich povinnosti počas vašej neprítomnosti.
4
Hovorte vopred o svojich očakávaniach a rizikách
Počas dňa sa toho môže zmeniť a prihodiť veľa. Zabezpečte preto, aby váš tím presne vedel, čo v takýchto prípadoch robiť a ako si poradiť aj bez vás.
5
Zabezpečte prístup k informáciám
Je dôležité, aby vaši spolupracovníci mali možnosť nájsť informácie o vašej práci počas vašej neúčasti. Pomôžete im tým, že vaše zložky projektov budú organizované. Či už tie skutočné alebo virtuálne, napr. prehľadne uložené v Projektově.
Vaše procesy by mali byť jednoduché a zdokumentované, aby ľudia vedeli, čo sa deje a komu majú volať, kým ste preč. Radšej ako vám, keď ste na dovolenke.
6
Kto je šéf
Jasne definujte, kto bude počas vašej neprítomnosti zodpovedný za projekt, prípadne za vašich zamestnancov. Váš tím, zákazníci, zamestnanci, všetci musia vedieť, kto to tu teraz vedie, aby vás nevideli ako jedinú osobu, ktorá vie zodpovedať ich otázky.
7
Rozhodnite, kto dostane vaše číslo
Určte osobu, ktorá vám v nutných prípadoch zatelefonuje. Stanovte si dopredu, v akých prípadoch vás môžu kontaktovať. Pokiaľ máte niekoho, kto vám kontroluje poštu, zvážte preposielanie (určitých) e-mailov.
8
Pripravte si “návratovú agendu”
Vopred zvážte, čomu sa po návrate budete venovať. Aby ste vedeli, čo vás po dovolenke čaká na stole. Nastavte si e-mail o vašom návrate o dva dni neskôr, aby ste sa v práci stihli aklimatizovať a v kľude a bez stresu sa mohli pustiť znova do práce.
Pripravte sa na to, že aj počas dovolenky budete občas myslieť na prácu
9
Nastavte hranice sami sebe
Pokiaľ si ich nenastavíte, budete každú chvíľu kontrolovať váš mobil a podľahnete zbytočnej nervozite. Vyčleňte si určitý čas počas dňa, kedy sa chcete práci venovať (ak chcete). Takisto si stanovte, ako dlho sa chcete práci na dovolenke venovať a striktne sa tohto plánu držte. Takto budú aj vaši kolegovia vedieť, kedy vás v prípade potreby môžu zastihnúť.
10
Zostaňte v obraze
Využite nástroj, ktorý vám umožní prehľad nad dianím vo firme či projektoch online a v aktuálnom čase. S týmto všetkým vám skvele pomôže Projektově, kde okrem prehľadu nad stavom projektov, môžete aj aktívne pridávať komentáre k úlohám, alebo priamo prikladať súbory. Takto máte stále prehľad nielen vy, ale aj celý váš tím. Využiť na to môžete aj mobilnú aplikáciu pre Android či iPhone, ktorú si nainštalujete do svojho mobilu.
Prehľad o firme a projektoch potom máte aj priamo z pláže, podobne ako Pawel. :)
„Práca s Projektově nie je drina, pretože firmu možno riadiť aj z africkej pláže.“Pawel Connor
Po dovolenková fáza
Po návrate z dovolenky zhodnoťte, ako sa vám darilo viesť projekty a firmu počas vašej neprítomnosti. Spíšte si veci, ktoré by ste urobili inak a poučte sa z prípadných chýb.
Dovolenka nemusí byť stres. Stačí sa na ňu pripraviť v predstihu. Mať poriadok v projektoch s Projektově, na dovolenke si stanoviť hranice a už si len vychutnať zaslúžený oddych. Tak a teraz, keď už viete, že pre dôkladný oddych potrebujete minimálne 8 dní dovolenky, môžete začať s výberom destinácie.
.png)
.png)