Splnené úlohy bez zbytočných emailov

Nikto nechce byť zahltený emailami. Každá aplikácia posiela emailové notifikácie, ktoré sa potom miešajú s ostatnými emailmi. Prečo si teda neuchovať všetko týkajúce sa projektov a úloh na jednom mieste v aplikácii?

Ako odľahčiť emailovú schránku? Projektově 2 ponúka jednoduché riešenie – vypnite e-mailové notifikácie.

Aktívne pracujeme na vylepšení našej novej aplikácie Projektově 2 a teraz vám prinášame novinku v podobe optimalizácie notifikácií. Predstavujeme vám „odľahčenú“ e-mailovú schránku, ktorá vám umožní mať všetky dôležité informácie na jednom mieste v aplikácii.

Štandardne aplikácia posiela e-mailové notifikácie o zmenách, pridelených úlohách či okomentovaných úlohách. To je však minulosť. Vypnutím týchto notifikácií vám odľahčíme e-mailovú schránku, pričom všetky informácie budete mať na jednom mieste v aplikácii. Už nebudete musieť odbiehať do e-mailu a späť do aplikácie.

S novým vylepšením notifikačného centra sa zbavíte e-mailových notifikácií. Všetky dôležité informácie si môžete nechať posielať priamo do notifikačného centra aplikácie.

Notifikace v aplikaci Informácie sa však nestratia – budete takmer okamžite informovaní o novej zmene alebo novo pridelenom úkole prostredníctvom upozornenia.

Ako sa dozviete o novej úlohe?

Po pridelení novej úlohy riešiteľovi vám bude odoslaná notifikácia do notifikačného centra v aplikácii. V sekcii Notifikácie v ľavom dolnom rohu sa rozsvieti červená bodka, ktorý vás upozorní na novú notifikáciu.

Riadenie projektov bez zbytočných e-mailových notifikácií

Poznáte ten scenár, keď ráno prídete do práce, otvoríte e-mail, potom Projektově, následne ďalšie aplikácie alebo kalendár?

To je však minulosť. Teraz stačí otvoriť iba jendu aplikáciu Projektově. Ihneď uvidíte nové pridelené úlohy, zmeny v úlohách a všetky notifikácie, ktoré vám boli adresované.

Ráno otvorím aplikáciu a hneď vidím všetky dôležité informácie o projektoch a úlohách.
Otvorím notifikačné centrum a vidím otázky kolegov k úlohám, zmeny stavu úloh alebo že ma kolega urgentne označil a žiadao pomoc s úlohou.
Odpovedám kolegom a postupne riešim všetky otázky k úlohám.

Príklad z praxe: Ako manažér som zadal kolegyni Filoméne novú úlohu. Filoméne sa zobrazí notifikácia o novej úlohe. Filoména úlohu okomentuje a pridá potrebné otázky. Mne ako manažérovi sa zobrazí notifikácia o okomentovaní úlohy a ja Filoméne odpovedám na jej otázky.

Z pohľadu manažéra riešim všetko na jednom mieste. Po príchode do práce otvorím aplikáciu, notifikačné centrum a postupne riešim požiadavky od kolegov priamo v aplikácii.

Postupně řeším požadavky

Fungovanie zmienok v notifikačnom centre

Máme hneď niekoľko variantov využitia.

Zadávam novú úlohu:

zvolím Františka ako riešiteľa a jemu príde upozornenie v notifikačnom centre
František si vo svojom nastavení sám vypol notifikačné e-maily, preto je automaticky upozornený len notifikáciou v aplikácii

Komentujem úlohu:

v úlohe sú František a Gizela v sledovaní, píšem komentár Čo na to hovoríte? Máme novinky? - obom sa zobrazí upozornenie v notifikačnom centre
v prípade, že nemajú vypnuté e-mailové upozornenie, príde im aj e-mailové upozornenie
keď majú František aj Gizela vypnuté e-mailové notifikácie, dostanú len notifikáciu - červenú bodku v notifikačnom centre

Z pohľadu riešiteľa úlohy:

manažér Elvis mi pridelil novú úlohu - príde mi upozornenie do notifikačného centra (mám vypnuté e-mailové notifikácie)
otvorím úlohu a v prípade otázky ju okomentujem

Splnená úloha:

František označil úlohu ako splnenú, manažérovi Elvisovi príde upozornenie
manažér je automaticky upozornený a vidí všetky notifikácie o zmenách a splnení úloh, ktoré zadal, na jednom mieste v notifikačnom centre

Označenie @ pre urgentné oznámenie

V bežnej praxi úlohu iba okomentujete a autorovi pošlete potrebný dotaz. Ale čo v prípade, keď máme urgentný dotaz pre kolegu? Použijeme @.

Použitím @ - zavináča v texte pri úlohe či v komentári Vám aplikácia automaticky ponúkne roletu kolegov ktoré môžete označiť. Označiť môžete iba kolegov ktorých ste pridali do projektu. Použitím @ zmienky v detaile úlohy, bude kolega automaticky pridaný aj do sledovania úlohy.

Zobrazenie notifikácie

Notifikačné centrum Vám v dokonalej synchronizácii ukáže novú úlohu či zmienku decentne ale tak aby ste to neprehliadli červenou bodkou v notifikačnom centre. Máte novú zmienku či úlohu, notifikačné centrum sa rozsvieti na červeno, otvoríte menu, červená bodka zmizne.

Notifikačné centrum funguje rovnakým spôsobom ako emailové upozornenie, kde ten kto je v sledujúcich je upozorňovaný o zmenách v úlohe.

Nemusíte sa báť záplavy červených bodiek. Stačí aby ste otvorili/klikli na notifikačné centrum a bodka je preč.

Ako si vypnúť e-mailové notifikácie

Vypnutím e-mailových notifikácií budete mať všetky informácie o zmenách na jednom mieste v aplikácii. Odporúčam však nechať súhrnné ranné e-maily, aby ste mali malý prehľad o tom, čo vás daný deň čaká.