Jednoduchosť namiesto zložitosti: Ako Fasteners CZ kraľuje efektivite a ziskom

Fasteners CZ, s.r.o. je tradičná a úspešná firma, ktorá od roku 1998 dodáva spojovací materiál a kotviacu techniku pre strojárske podniky. Pod vedením pani Krčkovej si spoločnosť zakladá na presnej organizácii a kvalitnej podpore svojho tímu.

Úspech vďaka jednoduchosti a presnosti

V roku 2015 sa Fasteners CZ rozhodli pre zásadnú zmenu – nasadili systém Projektově, ktorý mal vyriešiť vtedajšie problémy s chaotickou komunikáciou v e-mailoch. A ako to funguje po 10 rokoch? Plní systém potreby firmy s ročným obratom približne 120 000 000 Kč? Podľa pani Krčkovej dokonale: „Tam, kde prehľadnosť e-mailov končí, Projektově začína!“. Poďme sa na to bližšie pozrieť!

Prečo si Fasteners CZ vybrali Projektově?

Pani Krčková pristupuje k firme s veľmi jasnou víziou fungovania a smeru vývoja a dlhé roky si za tým cieľavedome ide. Vedela, že chaos v e-mailoch brzdí firmu, a preto bolo nevyhnutné sústrediť sa na výkon a spokojnosť zákazníkov. Práve preto padlo v roku 2015 rozhodnutie zaviesť systém Projektově, ktorý umožňuje rýchlo, stručne a odkiaľkoľvek zadávať úlohy na riešenie naprieč celou štruktúrou firmy.

„Slovami pani Krčkovej: „Na začiatku našej existencie sme fungovali hrozne, prevažne cez e-maily, a postupne z toho vznikol hrozný zmätok a chaos. To už bolo neúnosné. Vyskúšali sme rôzne free aplikácie v mnohých verziách, ale nič z toho nebolo ono. Našťastie vtedy náš bývalý kolega objavil Projektově. V roku 2015 sme ho implementovali a začali sa v systéme učiť. Najprv nám to prišlo pre naše potreby zložité – išli sme na to zbytočne 'cez Projekt'. Neskôr sme však začali využívať jednoduché úlohy a informovanie naprieč firmou, čo nám perfektne sedí dodnes, a zrazu bolo všetko oveľa jednoduchšie.“

Ing. Valentina Krčková / Jednatelka Fasteners CZ, s.r.o.

Ako zamestnanci prijali zavedenie Projektově?

Väčšina ľudí je voči zmenám skeptická, a preto Fasteners CZ zvolili priamy prístup: systém sa jednoducho zaviedol a zamestnanci sa mu museli prispôsobiť. Dnes si tím Projektově pochvaľuje a plnenie úloh aj prenos informácií fungujú bez problémov. „Všetci vedia, že ak potrebujú niečo získať, vyriešiť, alebo aby sa vzalo na vedomie, že splnili úlohu a má byť preplatená, musia to zadať do Projektově. A funguje to skvele,“ dodáva pani Krčková.

Z tímu 20 ľudí aktívne využíva Projektově 14, čiže prakticky celý kolektív, keďže 6 ľudí spolupracuje externe.

Veľmi nás potešili pochvalné slová pani Krčkovej: „Všetci sú najviac spokojní s tým, že je všetko rýchlejšie a prehľadnejšie než v e-mailoch, kde sa informácie strácajú medzi reklamným spamom, ktorý hromadne mažem. Vďaka Projektově mám konečne v e-mailoch poriadok!“

Ako systém funguje v praxi?

Napríklad pri probléme s pracovným telefónom zamestnanec zadá požiadavku do Projektově. Vedúci schváli rozpočet, poverená osoba zabezpečí nákup a všetko je hotové. Žiadne zdĺhavé hľadanie informácií v e-mailoch – jasná úloha, jasné riešenie.

Firma sa potrebuje dostať z bodu A do bodu B priamo, nie okľukami cez hromadu e-mailov.

Hlavná aj vedľajšia úloha Projektově vo firme

Hlavnou úlohou systému Projektově v spoločnosti Fasteners CZ je zadávanie úloh naprieč celou firemnou štruktúrou. Tento aspekt sme už viackrát spomenuli, no nesmieme zabudnúť ani na jeho vedľajšiu, no mimoriadne dôležitú úlohu – komunikačný kanál.

S radosťou môžeme povedať, že Projektově úplne nahradilo e-mailovú komunikáciu v celej spoločnosti. Všetci zamestnanci si zvykli komunikovať priamo v systéme, pretože je prehľadný, dostupný cez mobilnú aplikáciu odkiaľkoľvek a umožňuje jednoduché vyhľadávanie aj orientáciu v záznamoch.

Vo Fasteners CZ pomocou jednej úlohy s riešiteľskými podúlohami a internej komunikácie naplánujú firemnú inventúru, vytvoria tímy na jej realizáciu a rozvrhnú dovolenky ako náhradné dni za inventúrne práce.

Vďaka tomu každý presne vie, čo a ako bude prebiehať – od výrobných pracovníkov až po mzdovú účtovníčku, ktorá rozdelí dovolenky a následne odovzdá úlohu vedeniu na uzavretie.

Kontrola je nevyhnutná!

Projektově je veľkým pomocníkom aj v oblasti kontroly. Vedenie spoločnosti využíva notifikácie o nesplnených úlohách, ktoré dostáva e-mailom. Nejde však o žiadny chaos so stovkami správ – všetko prebieha štruktúrovane a podľa firemnej hierarchie.

Ako to funguje?

• Najskôr splnené a nesplnené úlohy kontroluje obchodný riaditeľ.
• Na konci týždňa dostáva kompletný prehľad majiteľka spoločnosti
• Hneď vidí, kto čo nesplnil a prečo, bez nutnosti prehrabávať sa v e-mailoch

Hlavné prínosy používania Projektově:

Projektově v spoločnosti Fasteners CZ úplne nahradilo e-mailovú komunikáciu a výrazne zjednodušilo riadenie úloh.

• Prehľadné a jednoduché zadávanie úloh
• Rýchle a efektívne vyhľadávanie informácií
• Mobilná aplikácia pre prístup odkiaľkoľvek
• Efektívna kontrola plnenia úloh bez chaosu
• Prispôsobenie systému firemným potrebám

Chýba Vám v Projektově niečo?

Projektově dokonale spĺňa potreby Fasteners CZ. Spoločnosť nemá potrebu ďalších funkcií, pretože sa riadi princípom jednoduchosti, ktorá jej zabezpečuje vysokú efektivitu. Nemáme potrebu ďalších funkcií, systém je pre nás ideálny tak, ako je,“ uzatvára pani Krčková.

Sme radi, že v Fasteners CZ Projektově funguje presne tak, ako bolo zamýšľané – jednoduché a prehľadné úlohovanie, ktoré nezapadne v e-mailovom chaose.

Veľmi pekne ďakujeme pani Krčkovej za zdieľanie skúseností z dlhoročnej spolupráce medzi Fasteners CZ a Projektově. Spoločnosti Fasteners CZ, s.r.o. želáme aj naďalej veľa úspechov, efektivity a stability.

Vážime si dôveru, ktorú vkladáte do nášho systému, a tešíme sa, že môžeme byť spoľahlivou oporou pre vašu spoločnosť.