Ako pracovať s úlohami?

Jednou z dvoch základných častí aplikácie sú úlohy. Či už zadávate úlohy kolegom vo svojom oddelení, alebo plánujete projekt, pri zadávaní úlohy vždy pracujete s kartou úlohy.

Čo je to úloha?

Úloha je práca, ktorú zadávate buď sami sebe, alebo kolegom. Úloha je forma zadania. V aplikácii Projektovo vyberáte projekt, pod ktorý úloha patrí, priraďujete riešiteľa, sledujúcich (iných kolegov, ktorých je potrebné pridať), určujete dátum dokončenia a nájdete tu miesto na poznámky či zaškrtávacie políčko k úlohe. Úlohu zadávame výlučne do projektu. Môžete mať aj projekt „Nezaradené“ a tam zadávať nezávislé úlohy, ktoré neskôr priradíte pod jednotlivé projekty a riešiteľov.

Kto vidí úlohu?

Úlohu vidí ten, kto ju zadáva – Autor úlohy, riešiteľ – ten, kto úlohu plní, a sledujúci. Sledujúcimi sú autor a riešiteľ, ale môže to byť aj ďalší kolega, ktorý spolupracuje na projekte.

Z čoho sa skladá detail úlohy

V hornej časti sa nachádza políčko na zaškrtnutie úlohy ako vyriešenej, vedľa neho názov úlohy. Kliknutím na názov úlohy ju môžete kedykoľvek upraviť. Vedľa názvu úlohy nájdete sponku na pridanie súboru a trojbodové menu s roletkou úprav.

Pod názvom úlohy sa nachádza popis úlohy, do ktorého môžete napísať všetky podrobnosti. Aby bolo zadanie úlohy konkrétne, využite napríklad metódu SMART.

V pravej časti sa nachádzajú podrobnosti a ďalšie informácie o úlohe. Všetky podrobnosti môžete kliknutím zmeniť. Uvedený je tu autor a riešiteľ úlohy, sledujúci, začiatok a termín. Je možné tu nastaviť opakovanie úlohy a pridať pripomenutie.

Pre odlíšenie úloh, môžete v roletke Stav úlohy označiť úlohu ako vyriešenú, alebo nastaviť, či sa čaká u nás alebo u dodávateľa. Prípadne môžete zmeniť prioritu úlohy.

Ak je úloha zaradená nesprávne, pomocou roletky Projekt ju môžete presunúť do iného projektu. Pomocou roletky Nadúloha ju môžete v rámci projektu zaradiť pod inú podúlohu.

Ďalej je možné nastaviť odhadovaný čas, pridať strávený čas, použiť roletku Percent hotovo, pridať fixné náklady k projektu a vykonať ďalšie nastavenia.

Pomocou trojbodového menu môžete úlohu vymazať, duplikovať alebo exportovať do PDF.

Sledujúci u úlohy = e-mailové notifikáciá

Ku každej úlohe môžete vybrať sledujúcich. Tí budú k danej úlohe dostávať e-mailové notifikácie, napríklad o zmene termínu alebo o nových komentároch.

Napríklad: V projekte máte 20 úloh a 5 členov tímu. Ktokoľvek z tímu sa môže prihlásiť a pozrieť si aktuálny stav projektu. Žiadne notifikácie mu však automaticky nechodia. Notifikácie dostane až v prípade, že ho pridáte ako sledujúceho k vybraným úlohám. Notifikácie prichádzajú len z úloh, ktoré používateľ sleduje.

Ako riešiteľ ste vždy automaticky zaradený medzi sledujúcich úlohy. Vždy sa dozviete, že Vám bola úloha pridelená, alebo že ste sa stali riešiteľom úlohy. Rovnako sa vždy dozviete o vyriešení alebo uzavretí úlohy.

Notifikácie sa posielajú vždy buď od Vás ostatným, alebo od ostatných Vám.

Ak v komentári alebo detail úlohy použijete označenie pomocou @, zobrazí sa roletka s možnosťou označenia kolegov. Označeným kolegom bude doručená notifikácia v notifikačnom centre.

Role a práva

Manažér projektu má neobmedzené práva a môže úlohy meniť akokoľvek.

Člen tímu a externista môžu úlohy zakladať a upravovať. Môžu upravovať všetky úlohy, ktoré sámi zadali, alebo úlohy, ktoré vytvoril manažér, ale v roletke Autor uviedol člena tímu ako autora. Pre aplikáciu to teda vyzerá, že autorom úlohy je člen tímu. Inými slovami, ak som uvedený ako autor úlohy, môžem s úlohou nakladať podľa potreby.

Naopak, člen tímu a externista nemôže zmeniť termín, vymazať alebo uzavrieť úlohu, ktorej autorom je manažér. Takúto úlohu môže len označiť ako vyriešenú alebo pomocou komentárov požiadať manažéra o preplánovanie projektu.

Člen tímu ani externista nemôžu presúvať úlohy, ktoré vytvoril manažér, do iných projektov alebo pod iné úlohy. Manažér plánuje hlavné úlohy a termíny a tím mu ich nemôže meniť. Manažér určuje hlavné úlohy a termíny, zatiaľ čo členovia tímu môžu tieto úlohy rozpracovať na menšie čiastkové alebo podúlohy. Ak manažér napríklad nastaví pre hlavnú úlohu alebo etapu termín do konca mesiaca, ako člen tímu nemôžem vytvoriť podúlohu s termínom po tomto dátume. Manažér stanovil časový rámec, a ja ako člen tímu pridávam podúlohy, ktoré musia byť splnené do termínu hlavnej úlohy.

Podrobný popis projektových rolí a práv vrátane porovnávacej tabuľky nájdete tu.

Ako okomentovať úlohu?

1. Najprv rozkliknite úlohu, aby ste zobrazili jej kartu.
2. Pod popisom nájdete pole na napísanie komentára a možnosť označiť kolegov pomocou @.
3. Pri použití @ sa zobrazí roletka členov tímu v projekte.
4. Komentár odošlete stlačením tlačidla okomentovať. V poli pre sledovanie sú zobrazené avatary používateľov, ktorým bol komentár

zaslaný ako e-mailová notifikácia. Ďalších sledujúcich môžete pridať kliknutím na ikonu plus na karte úlohy, hneď pod poľom Riešiteľ.

V prípade použitia @ bude doručená notifikácia aj do notifikačného centra v ľavom dolnom rohu aplikácie.