Naučte sa viesť poradu ako profesionál

Zamestnanci na poradách trávia počas svojej pracovnej kariéry v priemere 6 000 hodín. Manažér venuje poradám 35 % zo svojho pracovného času, top manažér dokonca až 50 %. 5-7 % rozpočtu na ľudské zdroje utratia firmy za to, že ich zamestnanci sa zúčastnia porád. A to nie je započítaný čas prípravy a čas po porade na zhodnotenie. Zároveň až 75 % manažérov veľkých a stredných firiem je nespokojných s efektivitou porád, ktorá je veľmi nízka. Pritom to ide aj inak. Poradíme vám, ako na to.

Systém na riadenie projektov premení vašu nudnú poradu na efektívne stretnutie

Porady nemusia byť dlhé, ani nudné. Stačí len dodržiavať pár pravidiel.

1. Príprava je základ úspechu

Pred poradou sa vyplatí dobre sa pripraviť.

Definujte si účel a cieľ porady.
Naplánujte si podrobný program, harmonogram porady.
Informujte účastníkov o jej konaní a obsahu s predstihom.

Príprava na poradu býva náročná a zdĺhavá. Predpokladom dobre pripravenej porady je mať k dispozícii všetky podklady, poznať stav všetkých zadaných úloh a vedieť o každej zmene v zákazke či projekte.

V Projektově je vše velmi jednoduché. Při přípravě na poradu s Projektově není nutné procházet jednotlivé excely s úkoly a ptát se kolegů na jejich stav. Stačí si otevřít aplikaci, a podívat se na report úkolů. Ve výpisu projektů manažer vidí všechny realizované zakázky, v nich zadané úkoly a stav jejich splnění. Projekty si může rozkliknout, nebo reportovat všechny najednou.

Zapojení kolegové mají na Mé stránce výpis svých úkolů z různých projektů, které jim byly delegovány. Aby na blížící se úkoly nezapomněli, systém jim posílá notifikace e-mailem.

2. Vyberte vhodné místo a čas

Pozvite iba tých, ktorých sa obsah porady týka.

Vyberte presne také miesto, aby zodpovedalo veľkosťou aj vybavením potrebám vášho jednania.
Zúčastniť by sa mali iba tá, ktorých sa prejednávaná téma skutočne týka. Ostatní by sa nudili a iba strácali čas.

Nebojte sa tiež využiť online priestoru. Videokonferencie alebo zdieľané dokumenty schôdzku skráti, prípadne ju budete môcť aj úplne zrušiť. Ako nepracovať viac a byť produktívnejší?

3. Rozhodujte, zadávajte úlohy, termínujte

Úloha bez termínu a zodpovednej osoby akoby nebola.

Každá úloha musí mať priradenú zodpovednú osobu, ktorá bude mať na starosti jeho splnenie.
Aby boli úlohy uskutočnené, musia mať daný termín, kedy budú hotové.

Aj v prípade, že úlohy majú zodpovednú osobu a termín splnenú, môžu nastať problémy. Buď si zamestnanci musia úlohu sami dohľadať podľa zápisu z porady, alebo je iba na nich, či si úlohu správne poznačili. Ľahko sa tak stane, že nevedia, ktorá úloha je tá ich.

V systéme na riadenie projektov sa to nestane. Úlohy priraďujete v aplikácii k projektom jednotlivým osobám priamo s termínom splnenia kľudne už počas porady. Vo výpise úloh si kedykoľvek skontrolujete ich stav plnenia. Zamestnanci budú e-mailom upozorneni, že termín splnenia sa už blíži.

TIP: Delegovanie úloh: Ako delegovať s Projektovo?

6 zásad dobre zorganizované porady

Porada včas začne aj včas skončí
Podklady na rokovanie dostanú všetci účastníci vopred
Odohráva sa v príjemnom a podnetnom prostredí
Nerieši sa individuálne problémy
Účastníci si neskáču do reči a neznevažuje myšlienky druhého
Účastníci i šéf sa vyvarujú osobnému napádanie

4. Kto poradu povedie?

Pre efektívny priebeh porady nie je nutné, aby poradu viedla iba jedna osoba. Naopak je prínosom, keď každý zamestnanec predstaví svoj projekt, informuje o stave plnenia jeho úloh, a prípadne upozorní na problémy.

Informujte svojich zamestnancov vopred, že budú prezentovať svoj projekt.
Nechajte ich, aby krátko a stručne informovali ostatných, v akom stave sa ich projekt nachádza.

Pre niektorých zamestnancov môže byť tento spôsob vedenia porady problematický. Nemajú čas sa pripraviť, je pre nich zdĺhavé a náročné vyhľadať si všetky podklady.

5. Čo je napísané, to je dané

Výstupom každej porady by mal byť zápis so súhrnom všetkých podstatných úloh a rozhodnutí.

Zápisy však bývajú neprehľadné, a niektorí zamestnanci im nevenují veľa pozornosti.

Pokiaľ používate aplikáciu na riadenie projektov, nemusíte písať zložité zápisy. Kedykoľvek si rozkliknete projekt, uvidíte všetky úlohy, stav ich plnenia, termíny aj zodpovedné osoby. Takisto to môže urobiť každý zo zapojených spolupracovníkov a hneď vie, ktoré úlohy sú jeho, a do kedy ich má splniť. Výpis si môžete exportovať do PDF, a archivovať.

6. Ohliadnite sa, hodnoďte a kontrolujte

Po každé poradě by mělo následovat zhodnocení toho, co se vyřešilo.

Aký je stav zákazok či projektov.
Kto a ako sa zapája do ich riešení.
Existujú nejaké problémy, a ako ich riešiť.
Zadané úlohy kontrolujte.

Úspech porady nezávisí iba na jej dobrom vedení, ale hlavne na kvalitnej príprave. Hodnota porady spočívá v kvalite jej výstupov. Teda efektívne zadaných úloh a rozhodnutí, ktoré sú jej výsledkom. Pokiaľ porada neviedla k rozhodnutiam, boll to skôr stracený čas.

Vyzkoušejte Projektově.CZ zdarma, a porady se pro vás budou hračkou.