Prípadová štúdia Celé Česko číta deťom

Celé Česko číta deťom vďaka Projektově.CZ a vyrástlo z “obyčajnej” neziskovky na rešpektovanú organizáciu

Systém Projektově.CZ za Celé Česko číta deťom hodnotila a významne pomohla pri zostavoaní tohto článku Monika Škanderová, manažérka kulturnych projektov.

Čítate doma svojim deťom aspoň dvadsať minút denne? Vďaka projektom jednej neziskovej organizácii vie už takmer celé Česko prečo sa má deťom čítať. Všeobecne prospešnú spoločnosť Celé Česko číta deťom založila Eva Katrušáková v roku 2006. Svojimi projektami predáva nielen rodičom, ale aj babičkám a dedkom, učiteľkám v škôlkach a školách, či ďalším predstaviteľom myšlienku, že predčítať nahlas deťom sa oplatí. Predčítanie rozvíja ich pamäť, predstavivosť a učí ich premýšľať. Idea projektu, ktorá v Česku našla svoju cestu pochádza z USA. Projekt na jeho začiatku podporil aj Václav Havel.

Štyri pracovníčky a tím dobrovoľníkov v rôznych mestách Česka rozhýbava aj 20 projektov súčasne. Pretože si každý projekt žije svojim rôznorodým životom, je ich koordinácia náročná. Členovia tímu v určitej chvíli zistili, že im už papieriky, sústavné telefonovanie a mnoho e-mailov proste prerastá cez hlavu. Potrebovali nájsť jednotný a ucelený systém, ktorý by im pomohol všetky živé projekty ukočírovať súčasne.

“Papieriková“ metóda už proste nestačila

„Potrebovali sme si úlohy zapisovať a sledovať, čiže nepísať ich len na papieriky a do kalendára. Zadávať úlohy iným a mať o nich prehľad, či už vedľa na stole, tak v inom meste. Chýbal nám ale prehľadný diár u jednotlivých projektov s možnosťou odškrtávať si vyriešené a dohliadať na nedokončené. A hlavne na nič nezabudnúť” hovorí Monika Škanderová.

Systém koordinácie práce, ktorý skúšali zavádzať im nikdy nesplnil všetky ich požiadavky naraz. Potom im ale niekto povedal, že taký systém, ktorý im to všetko naraz umožní už existuje. S nadšením vyskúšali skúšobnú verziu Projektově.CZ. Zistili, že systém spĺňa všetky ich požiadavky a uistili sa, že sa s ním bez problém zvládnu zžiť.

K nákupu plnej verzie následne prispelo osobné stretnutie s majiteľom firmy Projektově.CZ Zdeňkem Solnickým a jeho ústretový individuálny prístup. .

Aplikácia ich nadchla svojou jednoduchosťou, priaznivou cenou a perfektným on-line supportom.

Čo je vlastne projekt? Museli si to najskôr ujasniť

Celé Česko číta deťom pracuje takmer výhradne projektovo. Keď si však mali definovať projekt, uvedomili si, že vlastne nemajú jasno, čo to projekt je. Behom jednej búrlivej noci si za pomoci flipchartu vyjasňovali otázku, čo všetko patrí do projektov a čo vôbec to slovo znamená. Pre prácu v systéme určenom k vedeniu jednotlivých celkov je táto otázka dosť podstatná. Ich poctivá príprava od základných pojmov sa im oplatila. Vysvetlili si všetky súvislosti a so systémom mohli začať bez problémov pracovať.

“Trvalo nám než si všetci užívatelia definovali - čo je pre nás Projekt. Že je to tiež. napr. jednorázová akcia: účasť na Svete knihy, festivale Colours of Ostrava, semináre, konferencie atď. Čokoľvek, čo vyžaduje splniť nejaké dané úlohy k téme.

Pre každého z nášho tímu bola doba, kým začal Projektově.CZ skutočne dôsledne využívať rôzne dlhá. Museli sme byť na seba tvrdí, taktiež motivovať seba a tiež tlačiť na druhých aby boli dôslední a všetko skutočne písali do nového systému sledovania úloh.” vysvetľuje Monika.

Behom dvoch mesiacov sa im podarilo uviesť Projetkově.CZ do dennodennej praxe. Prestali si písať úlohy do zdieľaného Google kalendára a nechali si ho iba na stretnutia. "Papierikovej” metóde odzvonilo. Každodenným e-mailom súhrnu úloh sa naučili pravidelne kontrolovať svoje, či delegované úlohy a tým pádom pracovať systematickejšie.

Prestali si písať úlohy do zdieľaného Google kalendára a nechali si ho iba na stretnutia. “Papierikovej” metóde odzvonilo.

Už nie sme chaotická neziskovka

“Sme profesionálnejší a dôveryhodnejší, pretože nie sme neprehľadná chaotická neziskovka v “teplákoch”, ale schopná, energická a flexibilná spoločnosť v neziskovom sektore.” dodáva Monika Škanderová

Celé Česko číta deťom si systém Projetkově.CZ chváli. Okrem už zmieneného systému v projektoch a úlohách im prinieslo jeho zavedenia viac času na ďalšie činnosti a zrýchlenie komunikácie v tíme.

Nie všetko ale bolo podľa ich predstáv. Napríklad im v systéme chýbala možnosť kopírovania štruktúry projektu aby nemuseli znovu vytvárať podprojekty k hlavnému projektu, ktorý sa opakuje každý rok. Prezentovali túto výhradu tímu Projektově.CZ a ten túto možnosť do systému rýchlo zapracoval. Svojimi podnetmi sa spolu podieľajú na vývoji aplikácie.

Do budúcna by chceli viac využívať všetky funkcionality systému, ktoré doposiaľ nevyužívali, ako napríklad timesheety a sledovanie rozpočtu.

“Projektově.CZ naplnilo naše očakávania prekvapivo naplno a takmer nečakane nadmieru.
Nebojte sa, keď sme to zvládli my, zvládnete to tiež.“ “
odkazuje Monika Škanderová