Korporátny svet je plný striktných pravidiel a nariadení, musia sa dodržiavať zavedené procesy a postupy ktoré nie sú vždy jednoduché, a navrhované zmeny vedia byť hneď zametené pod koberec.

Jednu takúto veľkú zmenu v zavedenom systéme, sa rozhodol urobiť aj náš klient z Magna Exteriors Slovakia. Poďme si spolu prejsť jeho kľukatú cestu zmien z outlookových tabuliek na priehľadné Projektově.

Keď sa Vám úlohy iba množia a outlookové tabuľky sú preplnené.

Alebo ako si môžete pomôcť s Projektově , aj keď len v časti firmy z pohľadu Jána Šipkovského, Production Managera v automotive.

Ján hľadal cestu von z pracovného chaosu. Zoznamy úloh sa mu neustále iba kopili, a zavedený robustný systém outlookových tabuliek mu už jednoducho nebol nijako nápomocný. Tabuľky v systéme sa plnili príliš komplikovane, a tak sa práca stávala čoraz náročnejšou na miesto toho aby mu systém prácu uľahčil.

Rástla u neho potreba viesť svoj tím efektívne a produktívne bez zbytočných strát času. Ján začal hľadať rôzne možnosti, ako by si mohol urobiť poriadok v úlohách. Prišiel na to, že bohužiaľ bez radikálnych zmien to nebude možné, tabuľky v e-mailoch proste nie su praktický nástroj na úlohy.

A tak sa začala Janova cesta za kľudom a dobrou projektovou kondíciou.

Ján ako vedúci má pod sebou 98 ľudí ktorých riadi, tý sa točia na 4 smenách po 20-23 zamestnancov. Každá zmena má naviac vlastného supervízora na dohľad. Dohliadnúť musí tiež aj na údržbára a správu služobného auta.

Ján Projektově na začiatku používal sám, nechcelo sa mu čakať na zdĺhavé schválenia, keď konečne našiel nástroj ktorý mu vyhovuje.

• intuitívnosť a modifikovateľnosť
• správa úloh s myšlienkovou mapou, kde vidí priebeh úloh

Ukážka myšlienkovej mapy úloh v projekte

Janov nadriadený, bez výhrad používanie Projektově odsúhlasil aj pre tím, a tak stál Ján pred ďalšou výzvou ako nadchnúť celý tím s používaním Projektově. Vo svete aj u nás vypukla epidémia Covid-Sars-19, a preto bola väčšina zamestnancov mimo firmy. Ján vtedy pokračoval v riadení svojho Projektově sám, ale iba do tej doby než sa vyskytol prvý vhodný projekt.

Prvý projekt, ktorý v Projektově riadili bolo zavedenie faceliftu.

Začal objavovať všetky nové funkcie v Projektově, a postupne rozmýšľal nad tým ktorú na čo využije. V tom ale prišla doba koronavírusová, a naviac musel dávať pozor na rôzne nariadenia a obmedzenia. V momente, keď sa svet začal vracať do starých koľají, urobil vo firme malé školenie pre svojich supervizorov, ktorý sa nečakane rýchle vžili s používaním Projektově, a možno aj vďaka jeho jednoduchosti.

“ Ukázal som im, ktoré veci sú tam pre mňa najdôležitejšie, ako si posunú termíny, ako mi môžu dať vedieť že majú nejaký problém, napísať komentár, vložiť obrázok, správne označiť vyriešenú úlohu atd.”

Ján sa na vlastnú päsť rozhodol, že predstaví Projektově aj kolegom z iných oddelení, avšak kvôli zavedenému systému nezískal podporu na celofiremné rozšírenie. Kolegovia z iných oddelení uprednostnili firemný helpdesk a fungujúcu e-mailovú komunikáciu. Ako sa vraví starého koňa novým trikom nenaučíš.

“V korporátnych firmách je na všetko niekoľko systémov, ak by bol zavedený len jeden, bolo by to úžasne jednoduché, ale bohužiaľ je to často veľmi komplikované.” A tak Ján ďalej používa Projektově iba vo svojom tíme. V Projektově má aktuálne 6 ľudí-štyroch supervizorov, údržbára a samozrejme seba. Najaktívnejší užívateľ je Ján, ktorý vďaka Projektově drží svoje úlohy a projekty pevne vo svojich rukách."

Ján s Projektově občas experimentuje, a skúša v čom všetkom by mu vedelo pomôcť. V nástrojoch na projektové riadenie už vyskúšal aj evidenciu strojov vo firme,vďaka tomu mohol vidieť ktorý stroj je potrebné opraviť. A to delegoval ďalej na kolegu z údržby.

Na záver Vám prinášame niekoľko poznatkov ktoré nám Ján ukazoval,a často opakoval počas nášho rozhovoru.

• Možnosť prispôsobiť Projektově k vlastnému systému
• Denné úlohy a reporty
• Systém nielen na úlohy v tímu, ale aj pre osobné účely
• Delegovanie úloh, napríklad ak je v hale niečo zlé, pokazené jednoducho to vyfotí a pridá
• Riadenie a správa úloh s myšlienkovou mapou
• Aplikácia v mobilnom telefóne
• Kontrola dochádzky
• Nepoužívame všetky funkcie Projektově a je to OK ( nie všetko sa dá v korporáte použiť)
• Projektově volám PRO :) Návrh na nový názov…