Najlepšie aplikácie na projekty? IT manažéri S&T CZ si proste vedia vybrať!

Nejlepší aplikace na projekty? IT manažeři S&T CZ si zkrátka umí vybrat!

Firma plná odborníkov na informačné technológie, svojou veľkosťou jedinečná v Strednej a Východnej Európe, si vybrala pre správu svojich projektov Projektově.CZ. Službu dnes dobrovoľne využíva 120 zamestnancov firmy. Ako sa to stalo, že z nuly vyrástol počet projektov, ktoré si vedú v aplikovaní, na 1000 za jediný rok?

Úlohám vo Worde a Exceli už odzvonilo

Firma S&T CZ je súčasťou nadnárodnej skupiny S&T AG, významného dodávateľa IT riešení a služieb so sídlom v Rakúskom Linci. Pracuje tu tím 250 odborníkov, ktorí pôsobia na pobočkách po celej Českej republike. IT odborníci vedia pripraviť komplexnú službu od návrhu najvhodnejšieho riešenia, cez jeho realizáciu, po následný servis, podporu aj školenie. Firma S&T patrí medzi najväčšie IT firmy nielen v Českej republike, ale aj v regióne Strednej a Východnej Európy.

S&T CZ sa stará o počítačové systémy viacerých významných firiem. Medzi ich klientov patria napríklad Škoda Auto, Renault, nebo ČEZ. Každý zákazník je pre nich samostatným projektom. Úlohy k jednotlivým projektom si odborníci S&T CZ najskôr zapisovali do Wordu a Excelu. Avšak s nárastom počtu klientov začali problémy kontroly správneho plnenia úloh u daných projektov. Ešte donedávna neexistoval vo firme jednoduchý systém, mimo korporačného SAP, ktorý by pomohol manažérom ľahšie kontrolovať všetky úlohy a zároveň zdieľať informácie medzi riešiteľmi, prípadne aj s klientmi.

S&T CZ se stará o počítačové systémy mnoha významných firem.

„Moje interní diskuze s projektovými manažery vyústila v rozhodnutí, hledat nějaká vylepšení pro řízení a dohled nad projekty,” popisuje, kedy nastal zlom a následné rozhodnutie situáciu riešiť, Vojtěch Dvořák ,technický riaditeľ a konateľ firmy S&T CZ.

„Poďme robiť v Projektově”

Jednoduché zadávanie úloh, zdieľanie informácií, pripomínanie blížiacich sa termínov a celkový dohľad nad projektami. To je zoznam požiadaviek, ktoré mali manažéri projektov na nový systém. Od systému očakávali tiež jednoduchosť, rýchlosť zavedenia, funkčnosť a ľahké ovládanie.

Možnosť vybrať si Projektově.CZ dostali projektoví a servisní manažéri. „V tak velké firmě, jako je ta naše, není obvyklé umožnit výběr platformy touto formou (máme obvykle korporátní řešení). Protože požadavek vyšel od našich projektových manažerů, bylo logické nechat je vyzkoušet a vybrat to, co opravdu vyhodnotí oni, jako nejvhodnější,” vysvetľuje Dvořák.

„Hlavní cíl, tedy aby projektoví manažeři měli nástroj pro svou práci, byl naplněn ihned po proškolení, tedy cca za měsíc od spuštění projektu,” dodáva Dvořák. K užívaniu Projektově.CZ sa postupne pridávajú ďalší pracovníci. Dnes ho už využívajú nielen projektoví manažéri, ale aj presales architekti, administratívni pracovníci aj management, a užívateľov neustále pribúda. Vzhľadom k tomu, zavádzanie systému do praxe prebieha v podstate dodnes.

Jediná komplikácia, ktorá paradoxne pri zavádzaniu Projektově.CZ nastala, bola rýchlosť, s akou sa zamestnanci dobrovoľne pripájali k užívaniu aplikácie. Nastal problém, ako všetkých nových užívateľov rýchlo preškoliť. Našťastie Projektově nie je zložitý systém, takže nováčikovia sa ho nakoniec naučili používať veľmi rýchlo.

Projektově si postráži aj tých, čo ho ešte nezačali používať

V S&T CZ sa zavedením Projektově.CZ nič zásadného nezmenilo. Iba je ich práca efektívnejšou, zdieľajú medzi sebou informácie a už na nič nezabúdajú. „Projektově zvýšilo jistotu, že v tempu rozvoje naší společnosti zajistíme stále vysokou kvalitu a dodávku řešení v termínu, na což jsou u nás naši klienti zvyklí,” vystihuje hlavný prínos systému Vojtěch Dvořák.

Projektově určite preskočilo očakávania vedenia firmy hlavne v množstve zavedených projektov a v počte zamestnancov, ktorí sa rozhodli systém používať. Užívanie Projektově bolo zamestnancom ponúknuté, ako úplne dobrovoľné. Preto bolo vedenie firmy veľmi prekvapené, ako rýchlo, a v akej miere, sa Projektově nakoniec vo firme rozšírilo. Niektorí zamestnanci dokonca používajú systém aj pre svoje vlastné účely a úlohy miesto Outlooku.

A kto ešte nezačal, toho si Projektově v S&T CZ ustrážilo, aj keď v systéme zapojený zatiaľ nebol. „Jako technický ředitel jsem se na zavádění Projektově podílel, ale sám jsem ho v první etapě fakticky nepoužíval. Jaké bylo mé překvapení, když mne jeden z podřízených začal přes Projektově úkolovat. Projektově mi začalo „hlídat” termíny… No nakonec jsem mu to začal „vracet” a od té doby Projektově používám také”, vraví Dvořák.

Rastieme s našimi klientmi

Návrhy na zmeny a úpravy zo strany klientov sú pre Projektově zakaždým inšpirujúce a prínosné, preto ich vždy vítame. Návrhy na zlepšenie od takých odborníkov, ako sú zamestnanci S&T CZ, sú pre nás o to cennejšie. S&T CZ sa podieľa aj na testovaní mobilnej aplikácie Projektově.CZ pre iPhone a Android. Vďaka ich pripomienkam bude aplikácia prepracovanejšia a dokonalejšia.

„Vyzkoušejte si systém ještě před pořízením, zjistěte si reference jiných uživatelů a vybírejte opravdu to, co potřebujete řešit nejvíce.” odkazuje, ako hľadať systém pre svoje projekty, technický riaditeľ a konateľ firmy S&T CZ Vojtěch Dvořák.