V mapách sme doma. Teraz už aj v projektovom riadení
Práca pre každého klienta je nový projekt, ktorý má mnoho aktivít a úloh, evidencií už vykonanej práce, finančných súvah a ďalších súvislostí.„Zásadne nám chýbalo tesné prepojenie agendy úloh, výkazov práce a rozpočtu,”, hovorí Milan Jindáček, konateľ firmy.
Predtým k evidencii času pracovných činností používali aplikáciu, ktorú si sami napísali, ale nedokázala pojať napríklad ekonomiku projektu. Na úlohy používali Bugzillu (webová aplikácia vyvinutá organizáciou Mozilla pre projektové riadenie) a rozpočty viedli v excelovských tabuľkách. Pretože tak riadili projekty v niekoľkých neprepojených systémoch, neboli schopní rozumne kontrolovať prevádzkové náklady a výnosy v priebehu projektov, a to im prinášalo veľké komplikácie. Preto sa rozhodli hľadať iné riešenie.
Hľadali teda službu za rozumnú cenu, ktorá dokáže prepojiť agendu úloh, výkazy času práce a rozpočet. Službu, ktorá umožní kontrolu efektivity práce tímu ľudí, ktorí nie sú v jednej kancelárii.
- Niekoľko neprepojených systémov na vedenie projektov
- Zložité zadávanie a evidencia dát
- Neprehľadnosť a nemožnosť kontroly vo všetkých nadväznostiach
- Prepojenie všetkých troch agend
- Jednoduchosť a rýchlosť pri zadávaní dát do aplikácie
- Možnosti filtrovania dát a tvorby výstupov
80 % problémov vyriešených ihneď a proaktívny prístup naviac
„Okrem Projektově sme mali v hľadáčiku ďalšie dve riešenia, ktoré sme testovali. Aplikácia Projektově zvíťazila, pretože zo začiatku nám ponúkla riešenia 80 % našich požiadaviek a my sme vedeli, že tých 20 % dokážeme riešiť alternatívne”
, vysvetľuje svoje rozhodnutie o konečnom výbere aplikácie pán Jindáček.
Systém Projektově im vytiahol tŕň z päty v ich najväčšom probléme. A to spôsobe evidencie nákladov a jeho prepojenia s ostatnými súvislosťami jednotlivých projektov.
„Nakoniec to bola osobná skúsenosť, ktorú sme získali v období používania demo verzie. Dôležitý bol prístup ľudí z podpory, ktorí proaktívne riešili naše otázky a hľadali riešenie našich požiadaviek,”, dopĺňa konateľ spoločnosti.
Chvíľku trvalo, než svoje uvažovanie zladili s logikou systému Projektově. „To sa nakoniec podarilo a my ťažíme z nových možností, ktoré nám predtým vo vlastných oddelených aplikáciách chýbali,” pochvaľuje si pán Jindáček.
Zavedenie do praxe netrvalo dlho. Mesiac si dali na vyskúšanie. Potom už prešli priamo na ostrú prevádzku, počas ktorej doladili celkovú organizáciu používania systému.
„Dokážu si postrážiť červené čísla”
Milan Jindáček považuje za najpodstatnejšiu zmenu, ktorú mu zavedenie systému Projektově prinieslo to, že: „Som teraz schopný lepšie kontrolovať priebeh realizácie jednotlivých projektov a reagovať na situácie, ktoré by nás mohli dostať do červených čísel.” Dokáže bez problémov sledovať základnú ekonomickú bilanciu projektov a riadiť ich náklady.
Taktiež majú poriadok v úlohách a presne vedia, kto, kedy, čo urobí. Nástroj zasielania e-mailov s komentármi spolupracovníkov priamo zo systému, naviac podporuje tímovú spoluprácu.
Mnoho času im tiež ušetrí skutočnosť, že sa zbavili nutnosti starať sa o prevádzku, údržbu a zálohovanie vlastných inštalácií webových aplikácií.
„Je super, že namiesto 3 samostatných aplikácií, o ktoré sme sa naviac museli sami starať, používame jednu”, hovorí Jindáček.
Zavedením systému Projektově firma SmartGIS významne posilnila svoje schopnosti v oblasti manažmentu projektov všeobecne. Ich vývojárske projekty sú často realizované agilným spôsobom. Poriadok a prehľad v projektoch im významne pomohol v spolupráci s externými dodávateľmi.
A čo ich pri zavádzaní projektu najviac prekvapilo a potešilo? Jednoduchosť zadávania úloh a ich vizualizácia v podobe myšlienkovej mapy. A v neposlednom rade tiež ústretový a proaktívny prístup zo strany Projektově.
SmartGIS so systémom Projektově rozhodne počíta aj do budúcnosti. Ocenili by, keby do systému postupne pribúdali aj ďalšie funkcionality, napríklad väzby na fakturačné aplikácie.
„Odporúčam Projektově vyskúšať a nebáť sa pýtať ľudí na podpore na čokoľvek, čo s používaním služby súvisí. Skúšobná doba stačí na to, aby si každý vyskúšal základné funkcie a zbavil sa pocitu, že kupuje mačku vo vreci.”
.png)
.png)